SURAT
Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran,
dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman
kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar
jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum
di perangko harus semakin besar juga.
Jenis-jenis
Surat
1.
Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan
sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
a. Surat
Pribadi
Surat
pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi
masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
b. Surat
Dinas Pribadi
Surat
dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang
dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi,
perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c. Surat
Dinas Swasta
Surat
dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh
instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk
para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
d.
Surat Niaga
Surat
niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh
perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
e.
Surat Dinas Pemerintah
Surat
dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan
tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu
instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis,
alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas
perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat
instruksi Ciri-ciri surat dinas:
·
Menggunakan kop surat dan instansi atau
lembaga yang bersangkutan
·
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan
perihal
·
Menggunakan salam pembuka dan penutup
yang baku
·
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
·
Menggunakan cap atau stempel instansi
atau kantor pembuat surat
·
Format surat tertentu
2. Berdasarkan
Wujud Surat
Penggolongan
surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat
Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu
pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang
telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b.
Warkat Pos
Warkat
pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan
petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi
lain yang telah diberi izin.
c.
Surat Bersampul
Surat
bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas
lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d. Surat
Terbuka dan Surat Tertutup
Surat
terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat
dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk
pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan
sebagainya.
e. Memorandum
dan Nota
Memorandum
adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang
penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan
sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat
komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan
secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram
adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui
radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat
penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang
dikirimkan dari jarak jauh.
g. Surat
Biasa
Surat
biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca
oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat
pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
3. Berdasarkan
Keamanan Isinya
Surat
dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat
Sangat Rahasia
Surat-surat
yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau
surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan
yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat
Rahasia
Surat-surat
yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila
jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi
tersebut.
c.
Surat konfidensial
Surat-surat
yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang
lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh
kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut.
Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
4. Berdasarkan
Proses Penyelesaiannya
Surat
berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a.
Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat
yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus
ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus
segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan
menyelesaikannya.
b. Surat
Segera
Surat
yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama
dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak
penerima.
c. Surat
Biasa
Surat-surat
yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat
tanggapan yang secepatnya dari penerima.
5. Berdasarkan
Dinas Pos
Surat
berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat
Biasa
Surat
yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat
ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan
demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya
tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup
murah.
b. Surat
Kilat
Surat-surat
yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang
secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya,
ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c.
Surat Kilat Khusus
Surat-surat
yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani
supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat
tercatat
Adalah
surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus
segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat
tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun
hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat
diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.
Bentuk-bentuk
Surat
Sebelum
membahas berbagai bentuk surat, ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu
bentuk surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi
bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai
dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk
memproses surat tersebut. Ada berbagai bentuk surat, yang satu sama lain
berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat
tertentu.
Pada
dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan
bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari
kedua bentuk utama tersebut.
Kedua
bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan
bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). Sedangkan variannya yang
berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah
balok ( semi block style ).
Selain
itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ), dan bentuk surat dinas /
resmi ( official style ).
Bentuk-bentuk
surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. Bentuk
lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama, bentuk lurus ( block style )
adalah model Amerika, sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah
model Eropa baru.
Keterangan
bentuk surat :
a. Kepala
surat ( kop surat ).\
b. Nomor
surat.
c. Tanggal.
d. Alamat
yang dituju.
e. Hal
atau perihal.
f. Salam
pembuka.
g. Pembuka
surat.
h. Isi
surat.
i.
Penutup surat.
j.
Salam penutup.
k. Nama
perusahaan.
l.
Nama penanda tangan surat.
m. Nama
jabatan.
n. Lampiran.
o. Tembusan
= tindisan.
p. Singkatan
nama = inisial.
CONTOH SURAT
Bandung, 05 Maret 2009
PT. Indo Karya
Jalan Cikapundung
Garut
Tuan-tuan yang terhormat,
Menurut pesaanan Tuan tanggal 21
Februari 2009 dengan gembira kami kabarkan, bahwa hari ini telah kami kirimkan
15.000 buah bumbu makanan. Bersama dengan ini kami sampaikan faktur dan daftar
pengiriman barang, masing-masing rangkap dua, pelunasan sisa harga barang kami
harapkan paling lama tanggal 10 Maret 2009.
Atas perhatian Tuan kami ucapkan
terimakasih.
Hormat kami,
PT. Indo Karya
Rani Ratnaningsih
CONTOH SURAT (block
style)
Banten, 5 Maret 2009
Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK Danamon
Cabang Garut
Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan, bahwa
terhitung mulai tanggal 12 Mei 2009, Bank BCA Cabang Garut akan memberikan nama
dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro bilyet.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan
buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah
pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.
Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Bank Danamon
Drs. Suwarno
Pimpinan
CONTOH SURAT (semi
block style)
Surakarta, 21 Maret 2009
Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Bekasi
Dengan hormat
Dengan gembira kami kabarkan kepada
tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada
tanggal 17 Maret 2009. Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2009 mesin offset
tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi. Kami atas nama seluruh direksi
dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan
dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada
tuan laporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan
terima kasih.
Hormat kami
Penerbit TRIBUANA
CONTOH SURAT (indented
style)
Surabaya, 9 Maret 2008
PT Taman Citra
Jalan Cantel 112
Sragen
Dengan hormat,
Dengan sangat menyesal kami kabarkan
kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda
karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.
Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air.
Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air.
Demikian juga tempat kami, sehingga
disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat
dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.
Atas perhatian saudara, terhadap hal
tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami
PT Anemeka Pupuk
Suwarno
Direktur
CONTOH SURAT (hanging
paragraph)
Surakarta, 21 Maret 2008
Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Semarang
Deengan hormat
Dengan gembira kami kabarkan kepada
tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada
tanggal 17 Maret 2008. Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2008 mesin offset
tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi. Kami atas nama seluruh direksi
dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan
dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada
tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan
terima kasih.
Hormat kami
Penerbit ”TRI ANGKASA”
Lukman Hakim
Direksi Teknik
REFERENSI: https://febianputra.wordpress.com/2012/07/01/pengertian-surat-macam-macam-dan-contoh-surat/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar